Под Бизнес мероприятием — мы понимаем event-событие, когда заказчиком является частный предприниматель или организация.
Задачи деловых мероприятий обычно намного более многообразны, по сравнению с обычными праздниками – днем рождением, юбилеем, свадьбой и пр.
Какие задачи зачастую необходимо решить в ходе мероприятия?
- Порадовать руководство и основного инвестора компании – как ни странно, но руководители, заказывающие мероприятие, об этом беспокоятся больше всего.
- Порадовать партнеров (поставщики, банки, представители власти и пр.) – красиво пригласить, вовремя встретить, посадить на хорошее место, качественно обслужить за столом, чтобы ведущий правильно произнес имя и название компании партнера, разместить логотипы на общем баннере и в видео материалах, в отчете упомянуть обязательно.
- Обеспечить максимальное наполнение мероприятия – от креатива до статуса исполнителей.
- Уложиться в жесткие бюджетные рамки.
- «Правильно» донести информацию до конкурентов, благодаря мероприятию.
- Донести до клиентов информацию о товарах и услугах компании, по возможности, получить публикации в СМИ.
- Обеспечить пиар, благодаря размещению фото и видео отчетов на сайте компании заказчика, социальных сетях сотрудников, новостных порталах и упоминанием в других информационных изданиях.
- Соблюсти все регламенты — от взаиморасчетов с НДС, до четкой подготовки актов выполненных работ.
Существенное отличие в количестве принимающих решение, раундов согласований любого этапа подготовки мероприятия, к договорам и в отношении к затратам – один из руководителей может захотеть фейерверк, чтобы весь город увидел, а другой руководитель скажет, что шарики за 1 тысячу рублей надо сократить.
Мы десятки раз успешно участвовали в организации следующих мероприятий:
- Бизнес-диалог
- Презентация – открытие
- Пресс-конференция
- Круглый стол
- Деловой завтрак
- Fashion показ
- Тест-драйв
- Конференция
- Форум, конгресс
- Благотворительный вечер (концерт)
- Торжественный прием
- Юбилей компании
- Новогодний корпоратив
- Аукцион
- Тренинг, семинар, коуч-сессия
- Мастер-класс
Мы обеспечиваем решение следующих задач:
— Создание сценария
— Планирование мероприятия
— Сопровождение мероприятия
— Пиар обеспечение до и после мероприятия
— Поиск и договорные отношения с площадкой
— Приглашение гостей
— Декорирование и оформление площадки
— Аренда пресс-вола и полиграфические услуги (дизайн, печать)
— Организация кейтеринга (помогаем сэкономить)
— Подбор артистов и подрядчиков
— Предоставление промо-персонала
— Обеспечение необходимым оборудованием (звук, свет, проектор и пр.)
— Предоставление фото и видео съемки
— Организация приезда и размещения гостей
Например, организовать и провести презентацию — это отдельная и интересная задача. В статье «Как организовать презентацию?» – мы делимся своим опытом.
Что необходимо, чтобы успешно организовать Fashion показ, можно понять из нашего фото и видео отчета по организации показа новой коллекции 11 августа 2016 года.
Организовать деловой форум считается одной из самых сложных задач – с результатами двух форумов, организованных с помощью нашего агентства с самых разных точек зрения, можно ознакомиться, набрав в любом поисковике «Южный форум коммерческой недвижимости Forum SCP».
Для качественной подготовки и прохождения всех этапов согласования, особенно в крупных компаниях, зачастую требуются месяцы – мы хорошо понимаем процесс и научились подбирать в сценариях необходимое соотношение цены и качества, учитывая интересы самых разных руководителей компаний.
Мы хорошо понимаем, когда нужно подобрать пафосного ведущего и создать официозную атмосферу, а когда нужны клоуны и яркие шутки, чтобы все гости радовались каждую минуту.
Когда необходимо создать ажиотаж из большого количества людей, то мы помогаем с привлечением «нужной» аудитории. У нас есть опыт привлечения десятков представителей СМИ на одно мероприятие бесплатно – благодаря созданию интересного пресс-релиза.
По всем заказам мы готовим договора, акты выполненных работ, счета-фактуры – нас много раз заказчики благодарили за качественное исполнение и хорошее документальное сопровождение деловых мероприятий.
Каждое мероприятие, в зависимости от задач и других факторов, может быть подготовлено Event-агентством Anna Legenda «под ключ» или обеспечены отдельные компоненты индивидуально.
Заказать организацию бизнес мероприятия
по телефону: +7 (918) 028-72-10
