Отчет о главном мероприятии года — юбилей организатора праздников.
Популярный вопрос, интересующий большинство клиентов уже полгода, касается того, как отметила свой юбилей Анна Легенда – профессиональный организатор праздников, учредитель и руководитель группы event-агентств, рекламно-маркетингового агентства и online-справочника артистов.
Справочная информация: мероприятие проходило в начале мая 2019 года в городе Краснодар. Целью event-агентства было организовать праздник по высшему разряду и подарить любимому руководителю незабываемые эмоции.
Подготовка к юбилею
Обычно на организацию мероприятия требуется от нескольких месяцев до полугода. Таким запасом времени агентство не располагало, т.к. как раз в это время был настоящий аврал. Но это совсем не повод делать себе поблажки в ущерб качеству. В итоге получилось уложиться в срок меньше месяца.
Первым делом Анна взялась за список гостей. А это задача не из легких. Сказать, что круг общения очень широкий — это промолчать. Список людей, с которыми регулярно поддерживается связь в течение последних лет, насчитывал несколько тысяч!
В итоге Анна остановилась на списке из чуть более 90 человек – это были близкие друзья и партнеры, с которыми можно здорово провести время, просто и без лишнего пафоса. После были разосланы пригласительные, и уже через несколько дней стало понятно, что на празднике соберется компания примерно из 50 гостей. Далее началось самое интересное — составление плана юбилея и проработка всех деталей.
Выбор места проведения юбилея
Момент в организации проведения юбилея, который сложно переоценить, — это выбор ресторана. И, вот, началось тщательное штудирование всех возможных вариантов. Главными критериями выбора были:
- Удобное расположение;
- Достаточно просторная парковка;
- Обязательное наличие открытой площадки, т.к. организатор юбилея задумал провести пиротехническое шоу;
- Разнообразие в меню заведения;
- Зал должен быть подходящим для проведения задуманной развлекательной программы и полностью закрыт для посторонних;
- Необходимо достаточно места для установки аппаратуры;
- Наличие гримерки для артистов;
- Удобный поход к столам для приглашенных и персонала;
- Чистота, приятная атмосфера (что само собой разумеется).
Да, на поиски подходящего места было потрачено немало времени, но в итоге удалось найти площадку, удовлетворяющую всем требованиям. После окончательного выбора была внесена предоплата.
Зал ресторана был занят целых 12 часов. Непосредственное празднование юбилея длилось примерно половину этого времени, а остальное ушло на тщательную подготовку к нему — нужно было украсить помещение, установить аппаратуру, настроить свет и музыку.
Приглашение гостей и выбор алкоголя
Профессионалы event-индустрии хорошо знают, как организовать юбилей, но даже у них случаются неожиданные открытия.
Так, например, вопрос выбора алкоголя помог четче обрисовать список гостей. У приглашенных заранее спрашивали, что они предпочтут пить за праздничным столом, и, если человек отвечал конкретно, становилось сразу понятно, что он точно будет присутствовать. А еще предпочтения в алкоголе помогли подкорректировать меню, обозначить раскладку блюд на праздничном столе и даже определиться с рассадкой гостей.
Организация развлечений на юбилее
Продуманный оригинальный сценарий юбилея – гарантия того, что ни гости, ни юбиляр не будут скучать. Вот, что делает праздник по-настоящему особенным и запоминающимся. Организовать юбилей женщине — значит создать красивую обстановку.
Для этого были задействованы профессиональные декораторы. Они потрудились над обустройством удивительной фотозоны в роскошных золотых и серебряных цветах. Локацию украсили множеством воздушных шаров в форме сфер, звезд, сердец, а главной «фишкой» были шары в форме призмы, ставшие очень актуальными в последнее время.
Кроме этого, декораторы оформили кенди-бар с эксклюзивными сладостями от нескольких кондитеров, которыми могли полакомиться гости до начала основной программы.
Всех приглашенных на входе встречали мимы. Поэтому даже самым пунктуальным гостям было чем заняться до начала мероприятия: у них была возможность развлечься в компании веселых мимов, вдоволь нафотографироваться возле фотозоны и отведать вкусностей у кенди-бара с игристыми напитками.
За праздничное настроение на юбилее отвечали двое ведущих, одного из которых специально пригласили из Ростова. Ребята придумали оригинальную идею мероприятия – вечер в стиле Урганта.
О каждом из присутствующих показывали специальную прикольную заготовку, чтобы можно было получше узнать друг о друге.
Гостей парами приглашали на сцену, где им нужно было в юмористическом ключе ответить на вопросы про Анну. А после этого каждый произносил тост в честь виновницы торжества.
Важной частью юбилея был смонтированный специально для гостей фильм о жизни Анны до переезда в Краснодар.
Гостей и именинницу развлекали саксофонист, акробаты, шоу перевернутых картин и невероятное огненное фаер шоу. Все с удовольствием участвовали в интерактивных конкурсах от ведущих и танцевали до упаду.
Организация праздников, юбилеев немыслима без фото- и видео-сопровождения.
Для этого пригласили 3 фотографа и 2 видеооператора. Снимки и ролики, запечатлевшие торжество, теперь будут вновь и вновь погружать в воспоминания того радостного дня.
Организация банкета юбилея
Как решила именинница, правильно организовать свой юбилей — это сделать ставку на развлекательную программу, а не на банкет. Но и порадовать приглашенных чем-то особенным тоже хотелось.
Первым встречал гостей у входа уже упомянутый кенди-бар с оригинальными сладостями. В основном зале был накрыт стол с закусками, салатами, фруктами и напитками. Примерно через час после начала празднования официанты подали первые горячие блюда, через время еще пару раз выносили горячее.
А в конце всех ждал дизайнерский праздничный торт от лучших кондитеров города Краснодара. Гости и именинница остались довольны абсолютно всем. Еда, обслуживание и обстановка в ресторане были на высоте. А развлекательные номера просто удивляли своей оригинальностью. Ведущие настолько грамотно спланировали сценарий, учитывая интересы каждого гостя, что никто не остался в стороне от веселых конкурсов.
Все с энтузиазмом участвовали в интерактивах, импровизировали, шутили, смеялись до коликов в животе и отжигали на танцполе. Это была слаженная командная работа, где каждый потрудился на славу. А самая главная награда — это восторженные глаза Анны и ее дорогих гостей.
Сделать ваше событие действительно торжественным и запоминающимся — задача выполнимая, если доверить праздник профессиональным организаторам.
Звоните нам по телефону:
+7 918 028-72-10
Мы сделаем Ваш юбилей незабываемым!