Любимая работа организатора мероприятий

В каждой профессии и у каждого руководителя свой подход к делегированию и контролю задач. Сегодня я поделюсь с вами, как я отношусь к работе своих помощников, подрядчиков, когда занимаюсь организацией мероприятия:

1. Начало любой задачи — создание нужных образов, декораций и действий артистов, для получения задуманной атмосферы, конечно, утверждается на переговорах с заказчиком. Абсолютное большинство не может четко сформулировать задачи, и мне приходится придумывать за них концепт, а потом вписываться в жесткие рамки бюджета.

2. Следующий шаг — это обсуждение с моими сотрудниками и подрядчиками идею, которую мне согласовал в итоге заказчик.

3. Самый сложный шаг — это выявление действительно творческих идей, но урезание в них всех лишних затрат. Мало, кто понимает, как сильно обижаются творческие люди, когда они формируют образ и в нём обязательно должна присутствовать какая-то фишка, и именно эту фишку нужно, например, убирать из концепта. В таких ситуациях, когда творец настаивал на этой «фишечке», приходилось не раз заменять его на другого исполнителя, кто готов реализовать концепт без нее..

4. Согласование всех новых деталей, образов с заказчиком. Как только начинаю показывать конкретные примеры, то часто происходит пожелание: — «А можно такую же, но с перламутровыми пуговицами и розовыми перьями?» Я, конечно, говорю, что можно, но стоить это будет дороже или для этого, возможно, потребуется другая площадка, т.к. стилистика не подходит под задуманную тематику мероприятия и т.д. В декабре на этом этапе согласования мы с заказчиком поменяли три концепции и три площадки, каждый раз все менялось кардинально!

5. Утвердив все детали и смету с заказчиком и получив предоплату, я начинаю реализацию задуманного, подробного сценария и тайминга программы, застройки площадки, оформления и тд, и тут бывает, что возникают «нюансы» от сотрудников и подрядчиков, которые приходится досогласовывать с заказчиком заново.

6. Как организатор мероприятия, за день мероприятия, я готовлю каждому артисту, подрядчику подробные инструкции. С заказчиком согласовываются последние детали того, что будет и как будет.

7. Большая часть всех, кто работает со мной постоянно, уже отлично знают, что лучше приехать чуть раньше назначенного срока и сделать все заранее, чем опоздать и создавать ненужное напряжение, суету на площадке. Но бывают моменты, когда сама площадка не готова к мероприятию, т.е. уборка и расстановка мебели происходит с нарушением сроков, в таких ситуациях мы всей командой стараемся резко сконцентрироваться, чтобы в назначенный срок принять гостей в полной готовности. На фото как раз такой пример, когда я принимала участие в декорации тематического юбилея.

8. На мероприятии, я стараюсь вообще никого не трогать, чаще всего — наблюдаю со стороны, контролирую процессы и даю нужные указания, когда это требуется.

9. Все замечания артистам и подрядчикам делаю уже после завершения работы. Считаю, что если они явно допускают ошибки, то проблема во мне: я не правильно подобрала исполнителя или плохо его проинструктировала, но в любом случае любые обсуждения во время события неуместны — все наши заказчики решают определенные задачи с помощью мероприятия и нужно концентрироваться на главном!

10. После праздника, ВСЕГДА спрашиваю у заказчика, как все прошло, все ли понравилось, не было ли замечаний и тд. От себя лично, обязательно благодарю всех, кто принимал участие в этом мероприятии — артисты, подрядчики, помощники, и даже обслуживающий персонал на площадке.

Примерно так, за последние 8 лет работы, я познакомилась и протестила в разных ситуациях свыше 1500 разных артистов, подрядчиков, выбирая, с кем комфортнее всего работать дальше на мероприятиях любой сложности и, конечно, уже есть сплоченный коллектив — пул артистов и подрядчиков, которых рекомендую заказчикам в первую очередь, тк они уже проверены годами!

Моя #ЛучшаяКомандаЛегенды — люблю всем сердцем! ❤

Ваш организатор Анна Легенда.